Le clean-desk

Avoir un bureau propre et bien rangé. C’est avoir les idées claires, gagner du temps et de l’efficacité. 

Imaginez un bureau avec des livres qui prennent la poussière, des fardes d’archives remplies à craquer, de la nourriture oubliée, des échantillons de parfum, des flyers, des magazines vieux d’un siècle, une tonne de stylos-billes dont la moitié ne fonctionnent plus, des agrafeuses (plusieurs au cas où), des post-it, la médaille du dernier team building, des paquets de mouchoirs en papier, une boîte remplie de cartes de visite, un mur rempli de diplômes encadrés, un ordinateurs bourrés d’icônes, un disque dur archi rempli de fichiers inutiles et un million d’emails qui stagnent dans votre boîte de messagerie.

Imaginez-vous maintenant dans une pièce calme, belle et propre. Trouver un objet, un email ou un fichier vous prend moins de trente secondes. Car vous savez exactement où chacun se trouve. Ranger devient facile. Faire les poussières est un jeu d’enfant. Vous avez de la place dans la pièce et sur votre bureau. Vous vous sentez léger, libre et vos pensées sont plus efficaces. Vous êtes plus concentré. Vous avez le contrôle sur votre environnement. Et sur vous-même.

Avantages

  • C’est propre : rapide à nettoyer
  • Plus de créativité : moins d’objets, c’est moins de parasites et des pensées plus claires
  • C’est beau et agréable: c’est bien rangé et on utilise uniquement des objets de qualité
  • Facile à nettoyer : peu d’objets à déplacer
  • Facile à utiliser : on retrouve vite ce qu’on cherche

Comment faire

La pièce

  • De la lumière naturelle
  • Des matériaux nobles (bois, tissu, métal)
  • Une disposition « fengh-shui » : quand on est assis sur la chaise, il faut avoir vue sur la porte d’entrée et ne pas lui tourner le dos
  • De l’air frais, aérez souvent
  • Digitaliser, archiver le strict nécessaire et jeter l’inutile

La table du bureau

  • Matériel : garder les objets utilisés les deux dernières semaines. Se débarrasser du reste.
  • Uniquement du beau et de l’utile
  • Un beau stylo plume à piston
  • Un bel agenda
  • Mettre à disposition facilement les objets souvent utilisés. Donner ou ranger les autres.
  • Une plante à feuilles rondes
  • Pas de bacs à courrier (même si David Allen le conseille) je n’ai pas de bacs à courrier, je traite les tâches directement, je n’ai pas de suspend papier et si j’en ai, c’est mis dans un tiroir ou dans une farde. Je fixe toutes mes tâches dans mon agenda pour les traiter à une date fixe
  • Je m’envoie des emails à moi-même pour me rappeler une action et j’ai un fichier avec des To Do pour des projets moyens et longs termes
  • Paperless, imprimer uniquement si nécessaire et s’il n’y a pas d’alternatives comme l’envoi par email ou prise de notes des mots les plus importants dans son agenda
  • Chaque objet doit avoir une place propre
  • Refuser le plus possible flyers, cartes de visite, prospectus, mode d’emploi

L’ordinateur

  • Créer des dossiers : photos, documents, job, finances, santé, logement, association des chiens heureux. Garder uniquement les fichiers utiles. Certains prennent la poussière, même virtuellement. Débarrassez-vous en.
  • Icônes raccourcis des logiciels et favoris du navigateur : garder ceux qu’on utilise au moins une fois par semaine. Vous pouvez supprimer le reste.
  • Apprendre à gérer ses e-mails.

La méthode rapide pour les objets :

  1. Tout vider
  2. Faire les poussières
  3. Remettre uniquement les objets utilisés plusieurs fois par jour
  4. Ranger ce qui est encore utilisé une fois par semaine dans une boîte ou un tiroir
  5. Donner le reste

L’administratif

Chez moi, les papiers administratifs sont regroupés dans une seule farde classeur. Elle contient les documents de la mutuelle, mon contrat de travail, le bail de mon appartement. Si vous pouvez les scanner, faites-le.

Pour diminuer l’administratif au maximum :

  • Refuser les publicités et courriers commerciaux en collant une étiquette sur la boîte aux lettres (commande gratuite pour Bruxelles et la Wallonie)
  • S’il y a tout de même du courrier indésirable, le remettre dans la boîte postale en y indiquant « pas de pub svp » ou « cette personne n’habite plus ici »
  • Refuser les tickets de caisse, cartes de visite, prospectus, mode d’emploi, manuels, magazines, syllabus. Tout ce dont on est sûr de ne plus utiliser.
  • Demander une facture sans la prendre. Le vendeur est obligé de garder une copie pendant 10 ans.
  • Digitaliser ce que vous ne savez pas refuser comme les relevés de compte bancaire et les fiches de paie.

Lisez aussi la méthode sur wikihow (en anglais) et nos articles « La magie du rangement selon Marie Kondo » et « S’organiser pour réussir de David Allen ».

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