Gérer ses emails

Ils sont devenus indispensables. Que ce soit dans la vie privée ou la vie professionnelle. Ils deviennent même trop nombreux, de qualité médiocre, polluants pour notre gestion du temps, notre vie privée et pour la planète. Apprenez à devenir efficace avec eux.

La technique des 4D

Il s’agit d’une technique fort utilisée dans le Time Management. Vous pouvez l’utilisez aussi dans n’importe quelle situation où on vous demande d’agir.

  1. Dump : jeter simplement. 80% des emails se retrouvent dans cette catégorie. C’est inutile et n’apporte rien. Il s’agit d’informations pures, de chiffres de l’entreprises, de mails où l’on est en copy.
  2. Delegate : ce n’est pas forcément important ni urgent mais c’est à faire. Et si vous trouvez quelqu’un qui peut s’en charger à votre place, c’est encore mieux. La catégorie préférée des managers.
  3. Do later : c’est important mais ce n’est pas urgent. Vous le ferez plus tard. N’attendez tout de même pas trop pour ne pas accumuler.
  4. Do now : c’est important et urgent. Il faut agir tout de suite et en priorité.

D’autres astuces

  • Créez des catégories et classez les emails. Pour ma part, j’ai quatre catégories qui sont « minimalisme » (tout ce qui concerne le site web), « développement personnel » (des cours et résumés), « job » (attestations, fiches de paie, diplômes, contrats) et « journal » (correspondances profondes avec des amis, journal intime et idées)
  • Videz complètement votre boîte de réception. Une fois le mail traité, supprimez-le. Rien ne sert de le garder en souvenir. Au moment où j’écris, je possède un email dans ma messagerie et qui sera traité ces prochaines heures. Les anciens messages importants sont archivés. Sans le savoir, j’utilisais une technique qu’on appelle aussi « Inbox Zero ».
  • Créez des signatures toutes faites. Par exemple, pour confirmer un rendez-vous, donner suite ou transférer une demande, refusez un projet, demander plus d’informations.
  • Désactivez les pop-up et sons pour les nouveaux messages
  • Faites un tri numérique, supprimez les comptes inutiles que vous possédez sur Internet
  • Visitez Arobase.org pour d’autres astuces plus pointues

Le prix du gratuit

Le choix du fournisseur de mail est important. 90% des gens choisissent un fournisseur gratuit sans se poser de questions. Que deviennent vos informations ? Votre vie privée est-elle bien protégée ? Ces fournisseurs sont-ils en accord avec vos valeurs ? Sont-ils responsables ? Quels sont leurs impacts sur l’environnement ? Rappelez-vous qu’un email n’est pas seulement virtuel. Il est aussi physique, utilise une place réelle avec les serveurs et consomme beaucoup d’énergie. Un email d’un Mo = énergie d’une lampe de 60W pendant 25min.

Il est possible de trouver d’excellents fournisseurs parfois gratuits ou à prix tout à fait démocratique comme Posteo, tutanota, ProtonMail, openmailbox ou mailoo. Ils sont locaux, soucieux de votre vie privée et de l’environnement.

Pour leminimaliste, nous avons choisi le français online.net qui héberge et s’occupe de la messagerie.

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