S’organiser pour réussir de David Allen

Comment aller à l’essentiel, gagner en efficacité et atteindre ses objectifs. Voici le résumé de ce best seller. Préparez-vous à avoir des super-pouvoirs. 

Le constat

Aujourd’hui, on nous demande toujours plus avec toujours moins de ressources. On doit gérer trente mille tâches à la fois dans un laps de temps plus court et des moyens qui se raccourcissent. Le monde change et les métiers sont en mutation permanente. Qui aujourd’hui fait ce pour quoi il a été engagé et uniquement pour cela? En un an, de nombreux changements peuvent arriver dans votre vie privée ou professionnelle. Et tout cela a une conséquence importante : les gens ont du mal à s’engager.

Définir le projet

Prenez une feuille blanche. Notez-y toutes les « boucles ouvertes ». Il s’agit de tous les engagements qui vous occupent l’esprit, les « to do », ce que vous devez ou aimeriez faire, à court, moyen ou long terme, tous problèmes ou actions qui demandent une décision. Tous ces « plans » occupent le plus notre temps et notre énergie. Avez-vous déjà remarqué que votre esprit ne cesse de vous rappeler des choses au moment où vous ne pouvez pas y remédier? Sortez tout cela et libérez-vous. Mettez tout ce qui vous passe par la tête. Sans barrières. Quelques exemples :

  • nettoyer les fenêtres
  • s’inscrire dans un club d’improvisation
  • trouver un job
  • reprendre contact avec mon ancien ami Robert
  • soigner mes pellicules

David conseille de revoir cette liste chaque semaine. Il suggère le vendredi début d’après-midi car on est encore frais pour un bilan, on peut encore agir et on se vide l’esprit avant le week-end. Personnellement, je le fais le dimanche. A vous de trouver ce qui vous convient le mieux.

Définir l’action

Notez ensuite la première action à réaliser physiquement. Que feriez-vous si vous n’aviez rien d’autre à faire dans votre vie. Quel est le premier geste ? Par exemple :

  • nettoyer les fenêtres > Prendre un seau et un torchon
  • s’inscrire dans un club d’improvisation > taper sur Internet « club improvisation et nom de ma ville » et même avant cela > allumer l’ordinateur
  • trouver un job > si je n’ai pas encore de cv, prendre une feuille et un stylo pour le faire ou taper « modèle cv » sur internet
  • reprendre contact avec mon ancien ami Robert > prendre mon téléphone et chercher son numéro
  • faire une prise de sang > une amie m’a dit qu’elle connaissait un bon médecin > lui demander > prendre mon téléphone et lui envoyer un sms

La méthode Getting Things Done

1. Collecter

Tout ce qui occupe l’esprit, tout ce qui nécessite une action ou une décision. Une tâche inachevée occupe deux places : là où elle se trouve et dans votre tête. Elle consomme de l’énergie et vous ronge. Regroupez tous les engagements, les idées, les accords, les informations, papiers ou numériques (ordinateur, mails), les notes, documents, nouvelles, courriers, reçus dispersés dans vos vêtements, le bureau, la maison. Avoir le moins possible de « boîte d’entrée » permet de traiter plus facilement. On ne s’éparpille plus et on consulte tout à un seul et unique endroit. Videz régulièrement la boîte d’entrée pour rester frais, créatif et libre. Purgez et désherbez vos mails, messages vocaux et notes.

2. Clarifier

Choisissez parmi ces trois actions : supprimer, à faire dans un certain délai, à archiver. Pour supprimer, rappelez-vous la règle de Pareto. Curieusement, il faut plus d’énergie pour décider que pour agir. Notez ensuite l’action concrète à réaliser comme téléphoner à quelqu’un, faire un mindmapping, aller à tel endroit, parler de telle chose à telle personne.

Suivez la règle des deux minutes. Déléguez la tâche si quelqu’un d’autre sait mieux faire. Ou planifiez-la pour vous à un jour précis, voire une heure précise.

La règle des deux minutes

Si une tâche met moins de deux minutes à être réalisée : faites-la maintenant. Ne reportez pas, n’attendez pas, ne déléguez pas. Si vous pouvez le faire en si peu de temps, traitez cette tâche et supprimez là de votre esprit.

Si vous n’agissez pas tout de suite, vous devrez la ranger, la récupérer et réfléchir à nouveau. Cela vous prendra d’office plus que deux minutes.

3. Structurer

Un projet représente un résultat à atteindre. Ce n’est pas seulement une vaste idée. Il doit y avoir un but précis, un changement et une action à entreprendre. Si un projet a besoin d’au moins un an, il nécessite alors plusieurs actions. Par exemple, devenir bilingue en anglais demandera plusieurs niveaux d’apprentissages et aussi des micro-objectifs comme trouver un professeur particulier, un cours, des correspondants, un ami près de chez soi, des activités dans la langue, un livre, etc…

Ayez un agenda papier ou numérique. David conseille le format papier. Notez-y :

  1. L’action à faire à un jour et une heure précise (voir Ginette ce vendredi à 19h)
  2. Les actions à faire un jour donné (faire les courses pour le chat)
  3. Les informations à avoir le jour donné (à la date du vendredi, prendre le train de 18h12 voie 3 en direction de Montparnasse pour voir Ginette)

Revoir les pages récentes pour avoir des idées et les pages futures pour s’organiser. Au moins une fois par semaine. Cette action ne prend que quelques secondes.

4. Réflexion

Réviser la liste de vos actions chaque semaine : les projets en cours, les actions suivantes, les ordres du jour, les ordres en attente et tout ce que vous aimeriez faire un jour peut-être. Très court aussi, faites cela en même temps que votre révision hebdomadaire.

5. Passage à l’action

Lors de chaque action, il faut prendre en compte quatre critères : le contexte, le temps disponible, l’énergie du moment et celle à mettre en oeuvre, la priorité.

C’est sûrement l’étape la plus importante. Achever un projet ou une promesse personnelle vous donne une sensation de réussite et d’accomplissement.

Pourquoi

Il s’agit du mot le plus important pour toute chose. C’est lui qui vous éclaire sur l’essentiel : quel est votre intérêt dans cette action ?

  1. Définit le succès : quel est l’avantage, l’utilité, le but
  2. Permet de décider : de savoir si c’est la meilleure solution ou pas, si c’est nécessaire ou pas
  3. Mobilise les ressources : permet de repartir le mieux possible
  4. Motive : sans raison, cela devient inutile et on passe à autre chose
  5. Libère l’esprit et permet de mieux se concentrer
  6. Rend créatif : il pousse à trouver des alternatives

Clarifier le résultat

Vous devez détailler le plus possible vos souhaits. Par exemple, « devenir quelqu’un » est beaucoup trop vague. Précisez le plus possible. Visualisez-vous avec le résultat acquis. Mettez-vous dans la situation où vous avez atteint votre objectif. Vous détecterez automatiquement ce que vous cherchez. Si je cherche un nouveau sac à dos, je serai naturellement plus attentif à ceux que je rencontre dans la rue ou en magasins.

Un bon Brainstorming

  • Ne pas juger, évaluer, critiquer ni remettre en question. Sortez simplement tout ce qui passe par vos pensées
  • Préférez la quantité à la qualité.
  • Evitez l’analyse et la structure. Soyez spontané, brouillon, lâchez-vous sans contrainte.
  • Allez le plus loin possible et le plus détaillé.

Le bureau parfait

Avoir un bureau fixe à soi chez soi, au travail ou en voyage. Evitez les bureaux partagés. Il faut à chaque fois se réadapter à l’environnement, reprendre ses habitudes et savoir comment ils fonctionnent (l’imprimante, les tiroirs, où se trouve le matériel, le papier, la perforatrice..)

Le matériel requis : un objet pour tout classer (corbeille à papier ou une farde), une rame de papier blanc (une page par idée uniquement) des trombones, des chemises, un agenda, un cahier, un ordinateur et un téléphone.

Vous devez trouver en moins d’une minute un objet, un email, un courrier, un document ou un fichier. Gérez vos emails. Pour l’anecdote, Intel a mis en place durant un moment le « zéro email Friday ». Chaque vendredi, les collaborateurs devaient se passer des emails et se forcer à se déplacer ou téléphoner.

Triez régulièrement, pas de tiroirs qui débordent. Je rajoute aussi le fait de retirer tout objet non utilisé depuis plus d’un mois. Sauf Marguerite, la plante de bureau. Chaque objet doit avoir une place fixe. De cette manière, vous vous souviendrez où il se trouve et le retrouverez plus facilement. Appliquez la technique de Marie Kondo pour votre bureau ou le reste de votre intérieur.

Une fois par an : faire un gros tri des documents professionnels et privés. Lorsqu’on trie, il ne faut jamais récupérer ce qu’on a enlevé. Il faut procéder avec un élément à la fois. Chaque élément doit être traité de la même manière, même si l’importance est différente. Une invitation à un vernissage aura besoin d’autant d’énergie que vos fiches de paie d’une ancienne année.

D’autres astuces :

  • Dès qu’on a une idée, la libérer physiquement (notes)
  • Avoir un tableau blanc ou une ardoise
  • Un matériel d’écriture agréable
  • Un bloc de feuilles détachables

Le multitâche intelligent

Lorsque vous prévoyez d’exécuter une tâche, passez en revue ce que vous pouvez faire en même temps. Par exemple, si vous allez voir votre supérieur, profitez-en pour parler d’autres choses ou de lui poser des questions pour des dossiers différents. Quand je vais faire ma lessive au lavoir, j’en profite aussi pour faire des courses et vider mon pot de compost dans un parc. Tout ça en vingt-cinq minutes et en prenant mon temps.

La confiance en soi

Vous avez un rendez-vous avec quelqu’un. Vous êtes à l’endroit et à l’heure convenus. Et finalement, cette personne ne vient pas. Sans prévenir. Que ressentez-vous? Du mécontentement, de la déception, un manque de respect et surtout un manque de confiance. Cette personne n’est pas fiable.

Que se passe-t-il maintenant lorsque vous vous promettez quelque chose à vous-même. Vous vous dites que demain après-midi, vous aurez terminé ce rapport. Ou que ce week-end, vous ferez du sport ou le ménage chez vous. Et finalement, vous ne tenez pas votre parole. Vous pensez que ce n’est pas grave tant que c’est surtout vous qui êtes impacté. Et pourtant cela provoque inconsciemment une sensation de malaise, de culpabilité et d’insatisfaction. La confiance en soi, c’est aussi respecter les accords avec soi-même.

Comment ne pas violer ces accords passés avec soi-même?

  1. Ne pas faire d’accord : si vous doutez sur la réalisation d’une tâche, ne vous faites pas de promesse.
  2. Se conformer à l’accord : faites ce qui est prévu et mettez tout en oeuvre pour y arriver, pas de distraction, pas d’imprévu qu’on accepte en dernière minute.
  3. Renégocier l’accord : vous vous êtes promis de réaliser telle action et vous sentez que ce ne sera finalement pas possible. Renégociez l’action, son moment d’exécution ou sa quantité. Mais ne la laissez pas passer comme si de rien n’était. Mettez-vous à la place de la personne avec qui vous aviez rendez-vous. Si elle vous contacte pour déplacer l’heure, cela vous dérangera moins que si elle n’était pas venue sans prévenir.

Conclusion

Notre esprit est fait pour créer des idées et pas pour les stocker. Sortez tout ce qui vous passe par la tête. L’esprit sert à penser, pas à se rappeler. S’organiser vous apportera plus d’énergie, de productivité, de clarté, de concentration et de créativité. Vous vous sentirez mieux avec vous-même et avec les autres. Vous pourrez atteindre vos objectifs. Vous aurez plus de libertés.

« S’organiser pour réussir » est un livre rempli d’astuces, long à lire car très détaillé, voire trop détaillé parfois. David partage son témoignage et son expérience de coach. Je suggèrerai dans les prochaines versions de créer des fiches résumées. Il permet de se remettre en question et de prendre de bonnes habitudes de manière simple. Une référence à lire.

Quelques citations

  • Les meilleures idées concernant le travail n’apparaissent pas pendant le travail.
  • Il y a un temps pour réfléchir et un temps pour ne penser à rien.
  • On n’est jamais dérangé, on gère mal ses demandes externes (intrants).
  • Quand vous connaissez vos objets, vous les possédez. Si pas, ce sont eux qui vous possèdent.
  • Je suis comme un moustique dans un camp de nudistes. Ce qui me bloque, c’est l’embarras du choix. Stephen Bayne (à propos du nombre d’objets chez soi)
  • N’ayez pas peur de faire un grand saut quand il le faut. On ne franchit pas un abîme avec deux petits sauts. David L. George
  • La meilleure façon d’avoir une idée, c’est d’en avoir beaucoup. Linus Pauling. (à propos du brainstorming)
  • Ce n’est pas avec des mots qu’on fait cuire le riz. Proverbe chinois.

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