Il y a plus d’idées dans deux têtes que dans une.
Voici le résumé d’une formation que j’ai eu la chance de recevoir. Elle a été donnée par Audrey Taverna de l’association JCI.
Le but
L’intelligence collective est la capacité à développer des liens entre individus pour atteindre un objectif. Cet objectif est souvent difficile, voire impossible à atteindre seul. C’est aussi une méthode de travail pour tout projet privé ou professionnel.
Les avantages
- Une réelle collaboration : le changement vient de l’ensemble des individus et non pas d’une seule personne. Ils se sentent plus impliqués. La motivation est alors plus importante et l’efficacité est accrue.
- Plus de créativité : plus il y a de personnes, plus les idées sont nombreuses.
- Transparence et compréhension : tout est plus clair pour chacun. Les connaissances, astuces, obstacles, sentiments sont connus par tous. Les malentendus disparaissent.
- Liberté, égalité, fraternité : les personnes se sentent libres, car expriment leurs opinions. Chacun est mis sur le même pied et possède autant de pouvoir qu’un autre. L’entraide et le respect sont encore plus présents.
Comment réaliser une séance d’intelligence collective
- Choisir un facilitateur
L’idéal est de choisir un animateur externe. Quelqu’un qui n’a pas d’intérêts directs ni de parti pris. Une personne qui a l’attitude nécessaire (le « mindset ») et pourra transmettre son énergie. - Clarifier l’objectif avant
Avant de regrouper les personnes, il faudra savoir quel est l’objectif de la séance. Informer ou collaborer ? Jusqu’à quel niveau de collaboration ? Quelles sont les limites ? Comme le budget, les lois et d’autres aspects pratiques. Si le nombre le permet, il sera bon d’avoir un entretien individuel avec les participants. L’animateur pourra identifier les tensions, les attentes, les alliés et les opposants. - Installer le cadre pratique
La durée prévue, les pauses, la personne qui prend note si besoin, les aspects logistiques. Si le nombre de participants est élevé, on peut créer des petits groupes avec un porte-parole pour chaque groupe. - Installer l’état d’esprit
Remercier les participants. Expliquer qu’ils sont libres et peuvent exprimer ce qu’ils ressentent quand ils veulent. Ils peuvent quitter la séance si besoin. Chacun respecte l’avis de l’autre et le temps de parole. On s’exprime en « je ». On s’ouvre aux autres et on ne rejette pas les idées. On parle de manière assertive. Si besoin, on dit « Ce que j’apprécie dans ton idée, c’est … Et je pense que pour être plus efficace, il faut … »
Des exercices d’introduction peuvent démarrer la séance. Soit avec un sujet différent, soit pour se présenter en même temps (par des dessins ou des discussions par deux) - Respecter les quatre principes
1) Je suis libre. Si je n’apprends rien, je peux passer à autre chose
2) Ça commence quand ça commence, ça finit quand ça finit
3) Les personnes présentes sont les bonnes
4) Il arrive ce qui doit arriver. Une direction inattendue peut être prise et il faut pouvoir l’accepter. - Se mettre en cercle
Tous les participants sont mis en cercle sur une chaise sans table devant eux. Ceci favorise l’échange et l’égalité. - Choisir l’environnement
Il doit être agréable, propice aux échanges et à la créativité. Idéalement, un endroit neutre. Chacun doit s’y sentir bien et confortable. Veiller à la température, la luminosité, la décoration, le calme, les boissons, la nourriture et autres commodités. - Créer l’agenda
Tout le corps de la séance se fera à partir de ce moment. Chacun exprime ses souhaits, les sujets qu’il souhaite aborder, ses attentes. S’il y a trop de points par rapport au timing, on peut voter pour les éléments à retenir. On peut aussi utiliser le système du « marché » : sur une feuille, on indique le nom, le sujet et les personnes intéressées. - Pour avoir des idées
Faire un brainstorming efficace (voir l’article « S’organiser pour réussi »). Utiliser le principe « mettre des lunettes » comme par exemple « si j’étais Spielberg, je ferais comme ceci… Si j’étais Walt Disney, je ferais cela… » - Faire parler les gens timides
Par la technique du tableau commun. Chacun à son tour écrit ses idées sur le tableau. Ou on discute par groupe de deux si le groupe est de minimum huit personnes. - Les règles doivent être simples
Chacun doit pouvoir être capable de collaborer. Le but est d’agir localement et l’ensemble crée un changement global (exemple avec le site internet wikipedia et plusieurs insectes comme les fourmis)
Les étapes de la co-création
- Identifier le problème
- Concevoir les idées
- Développer les idées retenues
- Tester
- Implémenter concrètement
- Veiller au support
- Adapter ou changer
D’autres systèmes inspirants
- Notes Day : plusieurs jours par mois, on invite les gens à noter leurs idées et leurs sentiments
- Hackatons : durant 3 jours, on invite des personnes d’origines différentes comme des scientifiques, des architectes, des artisans (parfois des centaines) dans un lieu. Un jour pour les idées, un deuxième pour les applications concrètes, un troisième pour la célébration.
- Lean coffee talks : trois parties. La première « sujets à discuter » et on fixe les priorités, la deuxième « en cours de discussion » avec cinq minutes max et deux minutes de prolongation si besoin, la troisième « discuté ».
- Forum ouvert : la matinée pour l’émergence des idées et l’après-midi pour le plan d’action
- Pecha Kucha : vingt secondes et vingt images pour présenter un sujet